Schluss mit dem Login-Zwang: Wie ein großer deutscher Träger im Sozial- und Gesundheitswesen den Bewerbungsprozess radikal vereinfacht

Bewerben ohne Hürden: Wie eine deutsche Groß-Stiftung den SAP-Login-Zwang abschaffte

In einer Branche, die so stark vom Fachkräftemangel betroffen ist wie das Gesundheitswesen, entscheiden oft Minuten über den Erfolg im Recruiting. Eine führende deutsche Stiftung mit über 7.600 Mitarbeitenden stand vor einer klassischen Herausforderung: Ihr leistungsstarkes SAP SuccessFactors-System schreckte durch komplizierte Registrierungsprozesse potenzielle Bewerbende ab. Gemeinsam mit PastaHR wurde der Bewerbungsweg radikal vereinfacht.

Die Ausgangslage: Wenn Technik Talente abschreckt

Mit über 7.600 Mitarbeitenden rekrutiert die Stiftung in einem hochkompetitiven Umfeld, von der spezialisierten Medizin bis zur Pflege und Pädagogik. Marc, Teamleiter Recruiting, identifizierte das Hauptproblem im bestehenden Prozess: das sogenannte „Zalando-Prinzip“.

Kandidat:innen mussten im Online-Portal erst ein Benutzerkonto mit Passwort erstellen, bevor sie ihre Unterlagen einreichen konnten. In einer Welt, in der Fachkräfte ihre Stellenangebote meist mobil auf dem Smartphone entdecken, führte dieser Login-Zwang zu hohen Abbruchquoten. „Qualifizierte Leute haben keine Lust auf mühsame Account-Erstellungen“, so Marc.

Der neue Weg: Direkte Smarte-Bewerbung statt Registrierungs-Frust

Die Stiftung entschied sich für einen hürdenlosen Ansatz. Anstatt Bewerbende in ein starres Formular zu zwingen, wurden moderne, geführte Chat-Dialoge (u.a. via WhatsApp) als alternativer Online-Kanal eingeführt.

• Kein Passwort, kein Login: Die Bewerbung erfolgt direkt im Chat-Interface, ohne Vorab-Registrierung.
• Mobile-First: Der Prozess ist für Smartphones optimiert und dauert von der ersten Nachricht bis zum Abschluss weniger als zwei Minuten.
• Datenschutz: Als deutsche Stiftung wurde besonderer Wert auf eine DSGVO-konforme Infrastruktur gelegt, die auch den Anforderungen im kirchlichen Bereich standhält.

Effizienz durch Automatisierung

Hinter den einfachen Dialogen steckt eine leistungsfähige technische Integration. Damit für das Recruiting-Team keine Mehrarbeit entsteht, nutzt PastaHR eine automatisierte Schnittstelle zu SAP SuccessFactors.

Die eingehenden Daten werden strukturiert erkannt und ohne manuelles Abtippen direkt in das bestehende Bewerbermanagement-System der Stiftung übertragen. Diese Automatisierung sorgt dafür, dass die Recruiter in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten können, während die Bewerbende von einem zeitgemäßen Erlebnis profitieren.

Das Ergebnis in Zahlen

• Erste Bewerbung nach < 2 Min: Unmittelbar nach dem Go-Live gingen die ersten Bewerbungen über den neuen Weg ein.
• Höhere Conversion-Rate: Deutlich mehr abgeschlossene Online-Bewerbungen durch den Wegfall der Registrierungshürde.
• 0 Min. Administrativer Aufwand: Vollautomatische Übertragung aller Daten in das SAP-System.

Bisheriger Bewerbungsprozess	Optimierter Prozess mit PastaHR
Verpflichtende Registrierung mit Benutzerkonto und Passwort (SAP-Login).	Hürdenlose Online-Bewerbung ohne Vorab-Registrierung.
Starre Online-Formulare mit hohen Abbruchquoten auf Mobilgeräten.	Geführter Chat-Dialog: Mobil optimiert und in unter 2 Minuten erledigt.
Manuelle Datenübernahme oder mühsame Dokumenten-Uploads für Recruiter.	Automatisierte Schnittstelle: Direkter Datenimport in SAP SuccessFactors.

Marcs Fazit

Für die Stiftung ist die Modernisierung der Bewerbungswege ein strategischer Erfolg. Der Teamleiter Recruiting fasst es in einem bodenständigen Vergleich zusammen:

„PastaHR ist fast wie Spaghetti: Es ist leicht verdaulich und jeder mag es.“

Durch die Abkehr von komplexen Login-Vorgängen hat die Stiftung bewiesen, dass auch große Organisationen im Gesundheitswesen agil auf die Bedürfnisse von Talenten reagieren können.

“Wir wollten die 'Anmelde-Hürde' für unsere Bewerber abschaffen. PastaHR ermöglicht uns einen wirklich hürdenlosen Bewerbungsprozess, der sich perfekt in unser SAP-System integriert.”

— Marc Heimann, Strategisches Recruiting und Personalmarketing