Es ist (fast) 2026 – warum Bewerbungen sich immer noch wie 1990 anfühlen

„Aber Patrick, es ist fast 2026! Muss man sich heute um Bewerbungsformulare kümmern? Das Problem ist doch seit 20 Jahren gelöst.“

Fairer Punkt. Immerhin hat Amazon den One-Click-Checkout bereits 1997 eingeführt. Warum haben wir uns also trotzdem entschieden, das “gute” alte Bewerbungsformular anzugehen?

Nun ja, Bewerben fühlt sich heute immer noch so an, als wären wir in den 1990ern stecken geblieben. Eigentlich ist nur eines passiert: Die physische Bewerbungsmappe wurde in ein statisches Online-Formular übersetzt.

Es gibt ein paar wichtige Gründe, warum wir das ändern wollten:

Einfach > Mühsam

Eine Bewerbung ist der erste Berührungspunkt zwischen einem potenziellen neuen Mitarbeitenden und seinem zukünftigen Arbeitgeber. Wenn sich schon das Bewerben mühsam anfühlt, wie soll dann erst die Arbeit in diesem Unternehmen sein?

Kurz gesagt: Login-Pflicht (leider immer noch Standard in vielen Systemen), das Hochladen unzähliger Dokumente und Zeugnisse oder das erneute Eingeben von Informationen, die längst im CV stehen, führen zu genau einem Ergebnis: grossartige Talente bewerben sich gar nicht erst.

Hinzu kommt, dass rund 80 % aller Jobs weltweit nicht von Personen ausgeübt werden, die täglich vor einem Computer sitzen (so wie die meisten von uns). Ein perfekter Lebenslauf, auf dem viele Bewerbungsprozesse immer noch basieren, ist dafür oft das falsche Bewertungskriterium.

Ausserdem muss der Prozess reibungslos auf dem Smartphone funktionieren und Kommunikation ist entscheidend. E-Mail mag für White-Collar-Rollen gut funktionieren, aber was ist mit Mechanikern, Pflegefachkräften, LKW-Fahrern und anderem Deskless-Talent?

Personalisiert > Standardisiert

Selbst wenn wir davon ausgehen, dass klassische Bewerbungsformulare auf einen simplen CV-Upload reduziert und mobil optimiert sind, bleibt ein Problem bestehen: Der Prozess ist für alle gleich.

Aber sollte sich eine Bewerbung als Software Engineer wirklich genauso anfühlen wie eine Bewerbung in der Pflege? Natürlich nicht. Bewerbungsprozesse müssen auf das jeweilige Profil optimiert sein, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Dynamisch > Statisch (Hallo Agentic Workflows 👋)

Wir bei PastaHR glauben, dass jeder Bewerbungsprozess eine lange Konversation zwischen Kandidat:in und Unternehmen ist. Und dieses Gespräch sollte bereits mit der Bewerbung beginnen.

Statische Formulare sind ungefähr so weit von einem echten Dialog entfernt, wie es nur geht.

KI ermöglicht es uns endlich, das zu ändern. Abhängig von vorherigen Eingaben kann der Weg eines Bewerbenden ganz unterschiedlich aussehen. Vielleicht wird gefragt, ob ein Umzug geplant ist, wenn die Adresse weit vom Arbeitsort entfernt liegt (sehr relevant, wenn Homeoffice keine Option ist). Oder wenn sich zeigt, dass ein Job nicht passt (zum Beispiel wegen eines fehlenden Zertifikates), kann die Person dynamisch einer anderen Position zugeordnet werden.

Gleichzeitig entscheidet KI nicht alles.

Gerade in Enterprise-Umgebungen (wo wir zuhause sind) sind klare Grenzen essenziell. Genau hier kommen die Agentic Workflows von PastaHR ins Spiel. Durch die Kombination aus KI und deterministischer Workflow-Logik können unsere Kunden exakt festlegen, welche Teile einer Bewerbung KI-gestützt sind – und welche nicht. In anderen Worten: Sie haben die volle Kontrolle.

💩 in, 💩 out

Last but definitely not least: KI-Systeme sind nur so gut wie die Daten, mit denen sie gefüttert werden. Das gilt ganz besonders im Recruiting, wo immer mehr Systeme auf KI setzen, um Kandidat:innen zu screenen oder zu ranken (stay tuned!).

Ein grosses Problem dabei: Die meisten dieser Systeme verlassen sich nach wie vor fast ausschliesslich auf den Lebenslauf als zentralen Input. CVs haben jedoch einen grundlegenden Fehler: Man kann nicht kontrollieren, was darin steht. Jeder Lebenslauf sieht anders aus. Das führt zu unvorhersehbaren Daten, schlechteren Bewertungen – und letztlich zu mehr Bias.

Den Bewerbungsprozess selbst zu besitzen und während der Bewerbung gezielt, dynamisch relevante Fragen stellen zu können, hilft, genau diese Informationslücken zu schliessen. Statt zu raten, erhält man strukturierte, vergleichbare Daten.

Zusammengefasst:

Ja, auch 2025 sind die meisten Bewerbungsprozesse ziemlich schlecht – und alles beginnt mit dem Formular.

Genau deshalb haben wir uns entschieden, es neu zu denken. Bewerbungen müssen einfach, personalisiert, dynamisch und KI-gestützt sein.

Denn ohne einen dynamischen und intelligenten Bewerbungsprozess leiden nicht nur die Kandidat:innen, sondern die KI-Revolution scheitert bereits am allerersten Schritt.