Von der Agenturabhängigkeit zu einem eigenständigen, KI-gestützten Recruiting-Prozess

Mit dem Experten im Gespräch

In dieser Fallstudie teilen wir Einblicke in die Recruiting-Transformation von MS Direct. Wir haben mit Michel Becker, Head of People Operations, gesprochen. Er hat das Ziel gesetzt, den Business Case entwickelt und den PastaHR-Rollout in der Schweiz und in Deutschland vorangetrieben.

Der Ausgangspunkt: "Wir müssen dieses Volumen selbst bewältigen"

Das Logistik- und Retourengeschäft ist von Natur aus volatil. MS Direct verzeichnet zwei grosse Einstellungsspitzen pro Jahr: von Mai bis Juli sowie in der Weihnachtssaison. In diesen Zeiträumen müssen zwischen 150 und 300 Mitarbeitende in kurzer Zeit rekrutiert werden.

Die bisherige Antwort darauf waren externe Personaldienstleister: verlässlich, aber teuer und vollständig von Drittanbieter-Reaktionszeiten abhängig. Mit der Eröffnung eines neuen Schweizer Standorts und dem bevorstehenden Markteintritt in Deutschland zog Michel eine klare Grenze:

"Wir müssen externe Personalkosten reduzieren. Und ich habe es offen gesagt: nächstes Jahr sind sie auf Null."

Für das Frühjahr 2023 wurden drei Ziele definiert:

• Vollständige Unabhängigkeit von externen Temporärmitarbeitenden
• Ein deutlich einfacherer, barrierefreier Bewerbungsprozess für die Zielgruppe
• Messbare Effizienzgewinne im Screening und in der Kommunikation

Die Lösung: Smart Applications, KI-Vorqualifizierung, live in einer Woche

Die Anforderungen an eine Lösung waren klar: einfach in der Handhabung, schnell implementierbar und sofort wirksam. PastaHR erfüllte alle drei mit einem Onboarding in unter einer Woche.

"Wie lange dauert es, bis wir live gehen können? Nächste Woche. Okay, damit hätte ich nicht gerechnet."

Das Herzstück der Lösung: starre, loginpflichtige Bewerbungsformulare werden durch smarte, dynamische Bewerbungsflows ersetzt, die per WhatsApp und mobilem Browser zugänglich sind, ganz ohne E-Mail-Adresse. Die KI-gestützte Vorqualifizierung prüft Kandidat:innen direkt im Bewerbungsflow, bevor eine Bewertung des Recruiters erfolgt.

Zentrale Elemente des neuen Prozesses:

• Smart Application Flows: dynamisch, mobil optimiert und barrierefrei für gewerbliche und deskless Bewerber
• KI-Vorqualifizierung: Qualifikationskriterien werden automatisch im Bewerbungsflow geprüft; ungeeignete Kandidat:innen erhalten sofort eine automatisierte Rückmeldung
• Vorgefertigte Kommunikationsvorlagen: standardisierte, schnelle Kommunikation an jedem Touchpoint ohne manuellen Aufwand
• Chat-basierte Koordination: Kandidat:innen antworten per WhatsApp innerhalb von Minuten und geben dem Recruiting-Team eine verlässliche Planungsgrundlage

Beim Markteintritt in Deutschland erwies sich der Ansatz als besonders strategisch wertvoll. MS Direct war in Deutschland völlig unbekannt. Ein dynamischer, barrierefreier mobiler Bewerbungsprozess in Kombination mit gezieltem Social Recruiting gab dem Team die Möglichkeit, Bekanntheit und Bewerbendenpipeline skalierbar aufzubauen:

"MS Direct hatte keinen Namen in Deutschland. Wir dachten: vielleicht gibt uns das die Chance, unseren Namen dort zu machen. Und das haben wir dann auch geschafft."

Die Ergebnisse: Stellen besetzt, ohne eine einzige Agentur

Die Resultate in beiden Märkten sind eindeutig:

• Externe Personalkosten: 0 CHF: Spitzenbedarf wird heute vollständig inhouse mit PastaHR gedeckt
• 94% der Bewerbenden empfinden den Bewerbungsprozess als zeitsparend und unkompliziert
• Erfolgreicher Markteintritt in Deutschland: Smart Applications und Mobile-First-Ansprache haben MS Direct als anerkannten Arbeitgeber in einem neuen Markt etabliert

Fokus Screening-Effizienz: KI unterstützt, Menschen entscheiden

Der grösste operative Gewinn entsteht durch die KI-Vorqualifizierung direkt im Bewerbungsflow. Qualifikationsfragen filtern ungeeignete Bewerbungen automatisch heraus, und automatische Absagen werden ausgelöst, wenn Pflichtkriterien nicht erfüllt werden. Das Team kann sich vollständig auf qualifizierte Bewerbungen konzentrieren.

Dabei gilt: KI übernimmt eine unterstützende Funktion, trifft aber keine Entscheidungen. Das Recruiting-Team behält die volle Kontrolle. KI filtert und priorisiert, Menschen bewerten und stellen ein. Alle Ergebnisse sind nachvollziehbar.

"Die automatisierte Vorqualifizierung und die automatischen Absagen sparen enorm viel Aufwand. Und aus Sicht der Candidate Experience: Der Kandidat will und muss so schnell wie möglich Feedback haben. Es ist sehr schnell. Und es ist absolut ehrlich, offen und transparent."

Die gewonnene Effizienz floss direkt in das Wachstum: MS Direct bewältigte deutlich höhere Einstellungsvolumen für den Schweizer und den deutschen Markt, ohne das HR-Team zu vergrössern.

Fazit: Ein Recruiting-Prozess, der mit dem Unternehmen skaliert

Die Transformation bei MS Direct ist das direkte Ergebnis der Ablösung starrer Formulare und manuellem Screening durch einen smarten, KI-gestützten Prozess, der Kandidaten dort abholt, wo sie sind, und Recruitern ihre Zeit zurückgibt.

Was als Kostensenkungsinitiative begann, wurde zu einer strategischen Recruiting-Kompetenz: schneller, transparenter, menschlicher und vollständig eigenständig, powered by PastaHR.