Meier Tobler: Bewerbungsprozesse vereinfachen und Time-to-Hire deutlich reduzieren

Unternehmen: Meier Tobler
Branche: Gebäudetechnik / Industrie
Mitarbeitende: ca. 1300 (Schweiz)
Rollen: Technik, Logistik, operative Funktionen
Herausforderung: Hohe Abbruchraten, ineffiziente Vorselektion, zu viele Medienbrüche
Lösung: Mobil optimierter Bewerbungsprozess mit PastaHR, mit KI-unterstützter Vorqualifizierung
Ergebnis: Höhere Conversion, bessere Vorqualifizierung, schnellere Einstellungen

Kurzfassung

Meier Tobler modernisierte den Bewerbungsprozess, ohne das bestehende ATS zu ersetzen.
Bewerbungen sind heute mobil, ohne Log-in und über einen klar strukturierten Flow möglich – online oder per Chat.
Die Abbruchrate sank deutlich.
HR spart Zeit durch automatisierte Vorqualifizierung.
Die Investition amortisiert sich voraussichtlich innerhalb von sechs Monaten.

Ausgangslage: Viele Interessierte, wenige vollständige Bewerbungen

Meier Tobler besetzt jährlich rund 50 bis 60 Stellen in der ganzen Schweiz.
Der Bewerbungsprozess war klassisch aufgebaut:

• Lange Online-Formulare mit vorheriger Profilerstellung und E-Mail-Verifizierung
• Unterschiedliche Kanäle (Online, E-Mail, Papier)
• Mehrere Medienbrüche

Das führte zu einem zentralen Problem:
60–70 % der Interessierten brachen den Bewerbungsprozess ab.

Besonders betroffen waren technische und operative Rollen, bei denen Kandidat:innen meist mobil unterwegs sind.

„Wir hatten moderne Profile, aber keine modernen Prozesse.“

Warum Veränderung nötig war

Die Analyse zeigte:

• 80–90 % des Traffics kam über mobile Geräte
• Der Prozess war dafür nicht optimiert
• Die Vorselektion erfolgte manuell und spät

Für Meier Tobler bedeutete das:

• Hoher Zeitaufwand
• Viele ungeeignete Dossiers
• Verzögerungen im Prozess

Ziel war ein Bewerbungsprozess, der einfach, mobil und strukturiert ist – ohne bestehende Systeme zu ersetzen.

Warum PastaHR?

Die Entscheidung für PastaHR fiel aus drei Gründen:

1. Anpassbare Prozesse
   Fragen, Logiken und Abläufe lassen sich an unterschiedliche Rollen anpassen.
2. Mobil optimierter Bewerbungsprozess
   Bewerbungen funktionieren konsequent auf dem Smartphone – online oder per Chat.
3. Schweizer Anbieter
   Vertrauen und Nähe waren entscheidend.

Wichtig:
PastaHR ersetzt kein bestehendes ATS wie SAP SuccessFactors, integriert allerdings mit allen Funktionen.

Umsetzung: Schnell, pragmatisch, ohne Systembruch

Die Einführung erfolgte schrittweise und ohne grosses IT-Projekte:

• Bestehende HR-Systeme blieben unverändert
• Bewerbungen fliessen weiterhin ins ATS (SAP SuccessFactors)
• HR konnte Prozesse eigenständig anpassen

Die Implementierung dauerte wenige Wochen.
Der operative Aufwand blieb überschaubar.

Bewerbungsprozess heute: Einfach und mobil

Kandidat:innen können sich heute:

• über ein mobil optimiertes Online-Formular ohne Registrierung oder
• über einen chatbasierten Bewerbungsprozess

bewerben.

Beide Bewerbungskanäle folgen derselben Logik:

• Klar strukturierte Schritte
• Keine Kontoerstellung
• Möglichkeit, die Bewerbung zu unterbrechen und später fortzusetzen

Das senkt die Einstiegshürde und erhöht die Abschlussquote.

Vorqualifizierung: Weniger Aufwand, bessere Entscheidungen

Ein zentraler Hebel ist die frühe Vorqualifizierung.

Je nach Rolle werden gezielte Fragen in den Bewerbungsprozess integriert, zum Beispiel:

• Pflichtqualifikationen
• Einsatzort
• Verfügbarkeit oder Arbeitszeitmodelle

Bewerbungen, die grundlegende Anforderungen nicht erfüllen, werden früh erkannt.

Was das für HR bedeutet:

• Weniger irrelevante Dossiers
• Klarere Entscheidungsgrundlagen
• Spürbare Zeitersparnis beim Screening

Ergebnisse bei Meier Tobler

• Deutlich geringere Abbruchrate im Bewerbungsprozess
• Mehr vollständige Bewerbungen
• Hoher Anteil mobiler Bewerbungen
• Schnellere Vorselektion durch strukturierte Daten

Die Time-to-Hire liegt heute typischerweise bei zwei bis drei Wochen, abhängig von internen Rückmeldungen.

Kosten-Nutzen-Einschätzung

Die Einschätzung aus HR-Sicht:

• Der Implementierungsaufwand war überschaubar
• Die Effizienzgewinne im Recruiting sind klar spürbar
• Die Kosten dürften sich innerhalb von rund sechs Monaten amortisieren

Fazit: Recruiting vereinfacht – für Kandidat:innen und HR

Meier Tobler hat den Bewerbungsprozess konsequent vereinfacht.
Weniger Hürden für Bewerber:innen.
Weniger manueller Aufwand für HR.

Recruiting wird damit wieder das, was es sein sollte:
ein strukturierter, effizienter Prozess mit Fokus auf Passung – nicht auf Formulare.

Ergebnisse auf einen Blick

Abbruchrate
Vorher: 60–70 %
Heute: 10-20 %

Bewerbung mobil
Vorher: eingeschränkt
Heute: vollständig möglich über Chat oder Web/Mobile

Registrierung nötig
Vorher: ja
Heute: nein

Vorqualifizierung
Vorher: manuell
Heute: automatisiert

Time-to-Hire
Vorher: lang
Heute: 2–3 Wochen