Wie Meier Tobler moderne Profile mit modernen Prozessen rekrutiert

Der Experte im Gespräch

In dieser Fallstudie teilen wir Einblicke in die Recruiting-Transformation von Meier Tobler. Wir haben mit Claudio Bruni, HR Business Partner bei Meier Tobler, gesprochen. Claudio verantwortet den gesamten Employee Lifecycle von Eintritt bis Austritt und trägt damit auch die Verantwortung für das Recruiting in seinem Bereich.

Der Ausgangspunkt: „Wir hatten moderne Profile, aber veraltete Prozesse“

Meier Tobler besetzt jährlich rund 50 bis 60 Stellen in der gesamten Schweiz. Das Unternehmen ist in drei Sprachregionen aktiv und rekrutiert über verschiedene Berufsgruppen hinweg. Besonders im technischen und operativen Bereich zeigte sich ein wachsendes Problem: Interessierte kamen auf die Website, aber ein Grossteil schloss die Bewerbung nie ab.

„Wir standen vor der Herausforderung, dass wir moderne Profile mit komplexen Anforderungen einstellen mussten, aber mit veralteten, zu vielen Schritten, zu vielen Hürden und zu vielen Medienbruch-Prozessen arbeiteten. Die Kandidaten waren eigentlich da, aber auf dem Weg zu uns gingen sie verloren.“ - Claudio Bruni, HR Business Partner

Die Analyse war ernüchternd: Zwischen 60 und 70 Prozent der Interessierten brachen den Bewerbungsprozess ab. 80 bis 90 Prozent des Traffics kam von mobilen Geräten, aber der Prozess war dafür schlicht nicht gemacht.

„Ich habe selbst versucht, mich zu bewerben, und hatte bereits Mühe. Wenn ich selbst Mühe habe, dann ist es für Dritte schwierig.“ - Claudio Bruni

Warum PastaHR: Mobile First, Schweizer Anbieter, massgeschneidert

Bei der Suche nach einer Lösung waren drei Kriterien entscheidend. Erstens: Mobile First. Das Problem war klar, der Prozess musste auf dem Smartphone funktionieren. Zweitens: Swissness. Als Schweizer Traditionsunternehmen legte Meier Tobler Wert auf einen lokalen Partner mit Verständnis für den Markt. Drittens: Konfigurierbarkeit. Keine Standardlösung, sondern ein System, das sich an unterschiedliche Rollen und Anforderungen anpassen lässt.

„Wir haben schnell gemerkt: Wenn unser Flow nicht ganz passt, können wir ihn bearbeiten und ändern. Das war sehr wichtig. Denn wir sind kein Unternehmen von der Stange.“ - Claudio Bruni

Wichtig war auch: PastaHR ersetzt kein bestehendes ATS. Alle Bewerbungen laufen weiterhin in SAP SuccessFactors ein, vollautomatisch, ohne Änderungen an den bestehenden HR-Systemen.

Die Lösung: Loginlos, mobil, konfigurierbar

Heute können sich Kandidat:innen bei Meier Tobler auf zwei Wegen bewerben: über einen mobil optimierten Online-Flow ohne Registrierungspflicht oder über einen Chat-basierten Bewerbungsprozess via WhatsApp. Beide Wege folgen derselben Logik: klar strukturierte Schritte, keine Account-Erstellung, Möglichkeit die Bewerbung zu unterbrechen und später fortzusetzen.

Ein zentrales Element: die rollenbezogene Vorqualifizierung. Für jede Stelle lassen sich spezifische Ausschlusskriterien direkt in den Flow integrieren, zum Beispiel ob ein C-Führerschein vorhanden ist.

„Wenn jemand keinen C-Ausweis hat, weil er denkt, er fährt einen Lieferwagen, dann fällt er raus. Und mit den Chauffeuren hat man einen relativ hohen Rücklauf, da ist es gut, wenn eine gewisse Vorselektion mehr oder weniger automatisch passiert.“ - Claudio Bruni

Das Ergebnis für das Recruiting-Team: weniger irrelevante Dossiers, klarere Entscheidungsgrundlagen und eine spürbare Zeitersparnis beim Screening.

Die Ergebnisse: Abbruchrate halbiert, Time-to-Hire auf 2 bis 3 Wochen

• Abbruchrate von 60-70% auf 10-20% reduziert: derselbe Traffic, deutlich mehr vollständige Bewerbungen
• Time-to-Hire: Ø 2 bis 3 Wochen: dank strukturierter Vorqualifizierung und schnellerer Sichtung
• Zwei Drittel der Bewerbungen kamen über WhatsApp: an einzelnen Standorten sogar über 95%
• Implementierung in wenigen Wochen: ohne IT-Projekt, ohne Änderungen am ATS

Fokus Screening: Weniger Dossiers, bessere Qualität

Die KI-gestützte Vorqualifizierung verändert nicht nur den Aufwand, sondern auch die Art, wie das Recruiting-Team arbeitet. Statt 150 Bewerbungen oberflächlich durchzusehen, landet nur noch vor, was wirklich relevant ist.

„Der grosse Vorteil ist nicht einmal die Zeitersparnis, sondern dass wir viel weniger Konkurrenz haben. Wir können den ganzen Teich befischen. Das Netz ist besser. Wir sehen die Fische, die uns interessieren.“ - Claudio Bruni

Hiring Manager profitieren direkt: Sie erhalten weniger, aber besser vorselektierte Dossiers und investieren ihre Zeit gezielter.

Fazit: Recruiting ist Beziehungsarbeit

Für Claudio hat PastaHR nicht nur den Prozess verändert, sondern auch das Mindset im Team.

„Recruiting ist keine Formularangelegenheit mehr wie vor 15 oder 20 Jahren. Es geht wirklich um Beziehungsarbeit. Und WhatsApp, diese vereinfachte Dokumenteneinreichung, dieses Abholen dort, wo die Leute privat sind, hat den Prozess sehr vereinfacht und sehr unkompliziert gemacht.“ - Claudio Bruni

Die Projektkosten amortisieren sich nach Einschätzung des Teams in rund sechs Monaten. Die eigentliche Veränderung ist grösser: Meier Tobler rekrutiert heute so, wie moderne Kandidat:innen kommunizieren.

“Recruiting ist heute keine Formulararbeit mehr, sondern ein strukturierter Prozess mit Fokus auf Passung und Effizienz.”

— Claudio Bruni, HR Business Partner